Tymienieckiego 3, 90-365 Łódź

Jak wybrać agencję PR?

Początek roku to w wielu firmach czas wyboru agencji PR. Zanim jednak Klient zdecyduje się na tą jedną, konkretną rozważa kilka opcji. Czasem też w momencie wyboru zastanawia się, czy w ogóle warto i nie lepiej stworzyć dodatkowy etat wewnątrz firmy. Przez ostatnich kilka lat odpowiedziałam na wiele pytań i każde z nich nawiązywało do „Jak wybrać agencję PR?”. Stąd pomysł, żeby je spisać i pokazać jak się współpracuje z agencją PLN Design Group.

Żeby zacząć od odpowiedzi na pytanie „jak wybrać agencję PR?” trzeba zacząć od dokładnej analizy takiej agencji. W jakich sektorach porusza się dana agencja? Czy specjalizuje się w jakimś konkretnym obszarze? Czy ten obszar jest nam bliski?

Od początku istnienia PLN Design Group specjalizujemy się w branży wnętrzarskiej, architektonicznej oraz budowlanej. Wynika to zarówno z naszego doświadczenia – już dużo wcześniej pracowaliśmy dla największych marek wnętrzarskich w Polsce oraz z naszej pasji. Osoby, które tworzą PLN Design Group to prywatnie ludzie, którzy interesują się tematyką wnętrz, aranżacji, czy też są entuzjastami polskiego designu i starają się maksymalnie zgłębić o nim wiedzę. Takie wyspecjalizowanie w danym obszarze ma kilka plusów:

  • Doskonale wiemy co dzieje się w branży – jesteśmy na bieżąco w tematach biznesowych, ale też lifestylowych jak np. trendy.
  • Mamy najlepsze rozpoznanie w wydarzeniach i konkursach dedykowanych właśnie branży wnętrzarskiej, budowlanej czy architektonicznej.
  • Liczne, stale umacniane relacje z mediami. Znamy się z dziennikarzami od lat, zbudowaliśmy bardzo mocne relacje.
  • Dzięki temu, że to również nasze zainteresowanie tworzymy ciekawsze jakościowo materiały. Opieramy się na wielu źródłach informacji.

Czy agencja działa na wyłączność dla marki z jednego obszaru specjalizacji?

Tak! Tak działa PLN Design Group. Jeśli pracujemy z producentem oświetlenia to nie wyobrażamy sobie nawet podjąć rozmów z inną firmą z tej samej kategorii produktów. Jesteśmy przede wszystkim lojalni wobec naszych Klientów.

Ile osób będzie dla mnie pracowało?

To zależy od wielkości projektu, ale też obowiązków. W zespole PLN Design Group są osoby m.in. od social media, media relations, eventów, relacji z architektami. Nie ma jednej osoby od wszystkiego. Do każdego projektu dedykowany jest menadżer, który kontaktuje się z Klientem na co dzień i zarządza całym projektem oraz zespół – osoba od media relations, czy social media. Wszystko zależy od rodzaju kontraktu. Najważniejsze – nie mniej niż dwie!

Jakie cele realizuje agencja PR?

Wszystko zależy od tego, jakie są potrzeby ze strony Klienta, wtedy naszą rolą jest dostosować nasze cele w prowadzeniu działań. Może być tak, że Klient wprowadza nową kolekcję produktów na rynek i potrzebuje wsparcia w kontaktach z mediami, czy też prowadzenia kanałów social media. Inny natomiast chce skupić się na budowaniu relacji z architektami. Dla nas najważniejsze jest ustalenie tego, na czym zależy naszemu Klientowi. Czasami kampanie prowadzone przez nas dla naszych Klientów zakładają poszerzenia listy obowiązków po naszej stronie jak np. audyt www, stworzenie strategii komunikacji kryzysowej, czy też przygotowanie briefów do materiałów graficznych.

Jak wygląda współpraca z agencją PR?

Pierwsze trzy miesiące to kluczowy czas dla obu stron. Po pierwsze zaczynamy od szkolenia zorganizowanego dla zespołu PLN Design Group. Chcemy dokładnie poznać ofertę Klienta oraz firmę. Kolejny etap to warsztat z design thinking, które dedykowane jest dla osób decyzyjnych po stronie Klienta. Taki warsztat odpowiada na wiele pytań, które zadaje sobie nie tylko agencja, ale też klient. Przepracowanie pewnych tematów związanych z firmą, czy produktem powoduje, że jesteśmy w stanie wypracować jeden, spójny kierunek działania. To natomiast przekłada się na strategie działań, które przygotowujemy.

Każde działanie to osoba strategia, ale każda z nich jest ze sobą spójna. Przez ten okres trzech miesięcy wzajemnie się poznajemy i weryfikujemy, czy jest między nami chemia. Nie ma co ukrywać, że przez najbliższych kilka miesięcy będziemy ściśle ze sobą współpracować więc sympatia i zaufanie są tu niezbędne. Po zatwierdzeniu strategii zabieramy się do pracy operacyjnej – czyli budujemy relacje z mediami, tworzymy content dla mediów i na social media. Działamy! Nasza praca to ciągłe meile, telefony i spotkania. Podkreślmy jednak, że naszym celem nie jest być „problemem” na głowie klienta. Chcemy go maksymalnie odciążyć, pozostawiając mu rolę osoby, która akceptuje nasze działania.

Na czym dokładnie polega usługa obsługi PR? 

Już na etapie tworzenia oferty dla naszego Klienta staramy się szerzej nakreślić naszą koncepcję, ale też szczegółowy opisać czym się właściwie będziemy dla niego zajmować. Nie chcemy, żeby nasz Klient miał poczucie, że kupuje przysłowiowego „kota w worku”. Zajmujemy się kompleksową usługą wspierania jego wizerunku w wybranych grupach docelowych – media, architekci, klienci ostateczni oraz partnerzy biznesowi. Zaczynając od początku – tworzymy strategię działań z harmonogramem aktywności oraz informacji prasowych. Dokładnie opisuje co planujemy robić na rzecz klienta w danym tygodniu. A czym zajmujemy się na co dzień? Postaram się to skrócić w kilku punktach:

  • Przygotowujemy materiały prasowe, które następnie wysyłamy do wybranych mediów.
  • Prowadzimy aktywny follow up, podczas którego dowiadujemy się o planach wydawniczych na kolejny miesiąc.
  • Aranżujemy wywiady oraz tematy na wyłączność dla wybranego tytułu prasowego/internetowego.
  • Śledzimy najważniejsze konkursy w branży – produktowe, usługowe, biznesowe i rekomendujemy te najlepsze.
  • Podobnie jest z wydarzeniami. To my podsuwamy naszym Klientom te najbardziej wartościowe.
  • Na bieżąco analizujemy raporty, badania i śledzimy tematy wokół branży naszego Klienta. Tym samym wyszukujemy dodatkowych treści, które tworzymy poza harmonogramem informacji prasowych.
  • Odpowiadamy na zapytania mediów – tworzymy wypowiedzi, wysyłamy materiały zdjęciowe.
  • Monitorujemy i analizujemy nasze publikacje oraz to, co robi konkurencja klienta w mediach.
  • Mamy oczy i uszy szeroko otwarte – wszystkie działania związane z wizerunkiem są po naszej stronie – sesja zdjęciowa, teksty na www i do katalogu – to nasza działka.
  • I na koniec – raportujemy na koniec każdego miesiąca.

Kiedy można spodziewać się efektów współpracy z agencją PR?

Tak jak wcześniej już wspomniałam. Nigdy nie obiecujemy naszym Klientom efektów wow już po trzech miesiącach. Z doświadczenia wiemy, że jest to możliwe, ale wpływa na to naprawdę wiele czynników jak np. czas, kiedy zawierana jest umowa. Czynników tak naprawdę jest więcej. Można zacząć od tego, jaką bazą zdjęć dysponujemy, czy posiadamy dostęp do innych materiałów, czy marka jest rozpoznawalna wśród wybranej grupy docelowej. Jest jednak jedna wspólna cecha wszystkich działań z klientami – jest to zaufanie. My mamy taki sam cel jak Klient i zawsze dążymy do tego, żeby druga strona widziała w nas partnera, a nie tylko firmę, która będzie wystawiać FV. Zależy nam na długofalowej i stałej współpracy.

Czy agencja PR rozlicza się za efekt?

Odpowiedź jest bardzo prosta. Nie. Nigdy nie umawiamy się np. na pozyskanie określonej ilości publikacji w mediach. Wynika to z tego, że stawiamy na jakość, a nie ilość. Podobnie w social media – tutaj również nie ma opcji „fee od ilości np. lajków, czy udostępnień”. Podstawą rozliczenia jest flat fee, czyli stałe, miesięczne wynagrodzenie. Dla Klienta pracują minimum dwie osoby, które wykonują ogrom pracy. Często bywa tak, że efektów nie zobaczymy od razu. Może minąć kilka tygodni. Dziesiątki telefonów, meili czy spotkań. Pierwsze trzy miesiące współpracy pokazują nam, czy obie strony wzajemnie się rozumieją i czy co najważniejsze – traktują się z pełnym zaufaniem po partnersku.

Kto zajmuje się pisaniem materiałów dla mediów, na www i social media?

W naszym zespole są tylko osoby z kilkuletnim doświadczeniem w tworzeniu treści, co więcej warunkiem pracy w PLN Design Group jest faktyczne zainteresowanie wnętrzami, architekturą i designem. Jeśli ktoś dostaje temat do opracowania to musi mieć to wyczucie, żeby wiedzieć, jak o nim zakomunikować i znaleźć w nim kilka elementów przewodnich dla całego materiału. Tak jest zarówno z formami długimi, jak i krótkimi. Treści tworzone pod social media rządzą się swoimi prawami, ale daję gwarancję, że osoba, która tym się zajmuje: po pierwsze zna wszystkie mechanizmy związane z social media oraz jest na bieżąco z raportami, trendami w tej tematyce.

Spisałam i odpowiedziałam na najczęstsze pytania. W naszej pracy do każdego Klienta podchodzimy indywidualnie i nie jest to czcze gadanie, ale są różne rodzaje umowy, różne cele a przede wszystkim różne produkty oferowane przez naszych Klientów. Każda firma znajduje się w różnym miejscu. Chociaż jest coś, do czego podchodzimy w każdym projekcie dosyć uniwersalnie. Zaufanie, o którym wspominałam kilka razy wcześniej. Zaufanie i partnerstwo. My naprawdę chcemy jak najlepiej dla naszych Klientów, nawet kiedy nasze wizje się mijają. Najważniejsze, że rozmawiamy. Bo Public Relations to przede wszystkim komunikacja i rozmowa. Jeśli przyjdą Wam jeszcze jakieś inne pytania – dajcie znać. Wybrane case study naszej współpracy z markami wnętrzarskimi znajdziecie TUTAJ.